Les copropriétés sont gérées par un syndic (professionnel, coopératif ou bénévole) dont le fonctionnement est suivi de près par le conseil syndical. Tous deux sont désignés par l’assemblée générale, tandis qu’ils ont chacun leurs missions respectives. Si le syndic rend compte de sa gestion à l’AG, le conseil syndical qui est un organe de contrôle, rend compte de sa mission.
Il assiste le syndic sans toutefois disposer d’un quelconque pouvoir de décision. En bref, il représente le médiateur entre les copropriétaires et le syndic, sans travailler pour ce dernier dont il est totalement indépendant. Le but est que le syndic s’acquitte de ses attributions en toute transparence.
Rappel sur le syndic bénévole
Les syndics professionnels ou même coopératifs sont de moins en moins accessibles en raison du coût élevé de leur prestation : celui-ci n’est pas toujours à la portée de toutes les copropriétés. Les tarifs forfaitaires qu’ils appliquent se situent dans une fourchette de 3000 euros à 500 euros, ce qui représente une lourde charge supplémentaire pour ces dernières. D’où le recours au syndic bénévole qui fonctionne toutefois sur la base d’un certain budget.
Comme tout syndic, son rôle est d’organiser les assemblées générales et assurer l’exécution des décisions votées. Il veille à l’application du règlement de copropriété, gère l’émission et l’archivage de tous les documents relatifs à son fonctionnement. La mise à jour des données fait partie de sa mission : carnet d’entretien, liste des copropriétaires. Son rôle est aussi de conserver la copropriété en bon état.
Les différentes missions du conseil syndical bénévole
Il veille à l’intérêt collectif des copropriétaires d’une part, et garantit le bon fonctionnement du syndic d’autre part. Ci-après le rôle du conseil :
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Dans le cadre de la réalisation de travaux
Rappelons que c’est au syndic de procéder à la présélection des prestataires après comparaison des devis. Il assure la négociation, et éventuellement la renégociation du contrat final. Le conseil se charge alors d’assister le syndic dans ces missions et particulièrement dans la bonne exécution des dispositions du contrat signé avec le prestataire ainsi que la conformité des travaux conformément au devis.
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Par rapport à la gestion des comptes de la copropriété
Le conseil joue en quelque sorte le rôle de balise et de garde-fou, dans l’intérêt des copropriétaires. Cela afin de mieux gérer les flux se rapportant aux charges de la copropriété.
Ainsi, le syndic est par exemple amené à solliciter le conseil syndical pour un avis avant le déblocage d’un financement important. Idem pour toute dépense dont le montant est supérieur à celui voté par l’AG. Le conseil syndical fournit alors une autorisation écrite au syndic afin que l’assemblée générale valide les dépenses. Dans le cas échéant, l’AG est en droit de les refuser.
Par ailleurs, c’est en concertation avec le conseil que le syndic établit le budget et l’ordre du jour de l’assemblée. Il assure une mission de contrôle et de vérification des comptes annuels de la copropriété.
Le conseil se charge également de réaliser un suivi sur la situation des impayés afin d’éviter que la copropriété se retrouve en situation irrégulière vis-à-vis de ses fournisseurs et de ses créanciers.
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Vis-à-vis des autres copropriétaires
Le conseil peut être saisi pour toute question relative à la vie en copropriété en raison de sa disponibilité. Il éclaire le copropriétaire en cas d’incompréhension sur les décisions faisant l’objet des votes lors des AG, de même que sur les documents qui ont été parvenus par le syndic.
Il apporte les éclaircissements sur les dispositions mentionnées dans le règlement de copropriété avant toute action telle que l’engagement de travaux de rénovation sur les parties privatives entre autres.
Le conseil collecte les doléances et les requêtes en cas de problème rencontré au sein de la copropriété et ce, en les remontant auprès du syndic. Toutefois, il ne peut agir en cas de conflit en raison de son impartialité vis-à-vis de tous les copropriétaires.
Qui sont les membres du conseil syndical ?
Les individus autorisés à devenir membres
Les copropriétaires bénévoles et volontaires sont les membres du conseil syndical. Cela à l’issue du vote qui a lieu lors de l’assemblée générale. Le conjoint ou le représentant légal du copropriétaire peut, lui aussi, se présenter en tant que membre. Il en est de même pour les accédants si la copropriété a fait l’objet d’une location-vente, de même que les acquéreurs à terme.
Les individus non admis en tant que membres du conseil
Toujours est-il que tout individu qui représente le cabinet du syndic, bien qu’étant copropriétaire, ne peut devenir membre du conseil. Si la copropriété fait l’objet d’un démembrement, l’usufruitier ne peut devenir membre du conseil bien qu’ayant la jouissance du logement. Il en est de même pour le concubin du copropriétaire.
Les membres du conseil : effectif et mode d’élection
Le conseil syndical fonctionne avec au moins 3 membres ; c’est en fonction de la taille de la copropriété que l’effectif sera fixé. L’un d’entre eux est élu président, dont le rôle est entre autres d’intervenir pour convoquer une assemblée générale si le syndic le refuse.
Leur élection se fait au cours de l’assemblée générale des copropriétaires et la majorité doit être requise. La durée de fonction des conseils est déterminée par le règlement de copropriété. Toutefois, celle-ci ne peut dépasser 3 ans.
De même, la nomination d’un administrateur provisoire se fait après consultation du conseil. Cet administrateur peut aussi émettre une demande de convocation de l’assemblée générale.
La rémunération des conseillers
Les membres du conseil syndical ne perçoivent pas de rémunération. Certains frais et dépenses découlant de l’exécution de leur mission sont toutefois couverts par une enveloppe de fonctionnement. Il s’agit d’un fonds dédié à rembourser les dépenses d’administration et qui est voté à l’avance par l’assemblée générale. Un « budget pour les dépenses du conseil syndical » est donc mis en place. Ces dépenses d’administration peuvent être les suivantes : la consultation d’un expert pour des questions d’ordre juridique ou autre, les déplacements relatifs aux diverses missions de contrôle, les frais d’impression de documents (PV de réunion, courriers), les notes de téléphone, etc.
